Gestion de l’information électronique au sein du secteur public

MARDI LE 15 SEPTEMBRE 2009

Allocution d’ouverture du président de la première journée
Alain Lavoie
Président, Irosoft inc.

Approfondissez votre connaissance de la législation et des règles régissant le secteur public en matière de gestion de l’information électronique
Bénéfi ciez d’une analyse pratique des règles, incluant une perspective provinciale et fédérale, en matière de gestion des documents électroniques.
Dominic Dupoy
Avocat, Ogilvy Renault S.E.N.C.R.L., s.r.l.

• Quel bilan peut-on faire de la Loi sur le cadre juridique des technologies de l’information depuis son adoption :
  • problèmes pratiques posés par son application
  • analyse de la jurisprudence
• Démystifi er les interactions entre la Loi sur le cadre juridique des TI et la Loi sur les archives
• Comprendre certaines règles régissant le secteur fédéral en matière de gestion des documents électroniques
• Jurisprudence à connaître en regard des technologies de l’information

Meilleures pratiques à instaurer pour s’assurer de préserver l’intégrité des documents
Après un survol des règles applicables au maintien de l’intégrité de l’information, Me Jaar vous proposera plusieurs exemples d’initiatives ayant permis d’assurer l’intégrité de la documentation et comparera ceux-ci avec des histoires d’horreur démontrant la nécessité de mettre place certains protocoles et technologies.
Philippe Senécal
Avocat, Conseil Ledjit

• Qu’entend-on par « intégrité »?
• Règles et standards applicables à l’intégrité des documents
• Comment assurer l’intégrité des documents pendant leur cycle de vie?
• Processus et logiciels à mettre en place pour faciliter le travail de tous
• Comment éduquer les usagers aux impératifs de l’intégrité documentaire?

Développement et mise en place d’un calendrier de conservation optimal des documents électroniques dans votre organisation
Michel Lévesque et Nicole Lemay
Responsable et coordonnatrice de la gestion intégrée des documents, Service de la gestion intégrée des documents Directeur général des élections
Francine Légaré
Conseillère - Gestion des documents et archives historiques Gestion intégrée de l’information documentaire, Hydro-Québec

• Est-il possible de développer un calendrier de conservation qui traite des documents électroniques?
• Pourquoi développer un calendrier de conservation : quels sont les objectifs poursuivis?
• Est-ce que le calendrier de conservation tel qu’on le connaît peut remplir son mandat?
• Quels sont les éléments essentiels à prendre en compte et comment appliquer les règles de conservation aux documents électroniques?
• Les erreurs à éviter
• Perspectives et approches pratiques en matière de calendrier de conservation

Démystifi er les défi s et les enjeux liées à la conservation des documents numériques
Depuis plusieurs années, les organisations ont commencé à numériser certains documents dans le but de conserver ces derniers. Dans un contexte où une masse critique de documents numérisés a été accumulée au cours des dernières années, cette présentation portera sur les enjeux de la conservation à long terme des documents électroniques et les pistes de solution y étant associées.
Gilles Chauvin
Directeur des systèmes d’information Bibliothèque et archives nationales du Québec

• Technologie et numérisation : les enjeux de la préservation à long terme dans un univers technologique en constant changement
• Le physique vs le numérique : des modes de conservation à ne pas confondre
• Du parchemin au site web, quel état des lieux peut-on faire actuellement relativement à la conservation des documents numériques :
  • l’évolution des technologies de l’information
  • la production accrue d’information à conserver
  • les coûts associés à la conservation
  • autres éléments à prendre en compte
• La pérennité des collections numériques : qu’est-il possible d’envisager?
• Revue des grandes initiatives au Québec et au Canada et les leçons à tirer de celles-ci

Comment enrichir vos documents numériques et réduire vos coûts en agissant sur les métadonnées le plus tôt possible dans la vie d’un document
Martin Sévigny
Conseiller principal, Irosoft inc.

• Démystifi er la notion de métadonnées et de profi ls de métadonnées
• Quels sont les différents usages que l’on peut en faire?
• Utiliser effi cacement les métadonnées et les documents structurés pour enrichir les documents numériques
• Mise en place des outils de gestion et d’automatisation sophistiqués des documents
• Les conséquences à craindre d’une attention tardive donnée aux métadonnées et quelques exemples pratiques à l’appui

Instaurer des pratiques effi caces de gestion des correspondances électroniques qui remplissent vos obligations
Une étude américaine réalisée par Cohesive Knowledge Solutions a démontré qu’en moyenne 25 jours dans une année de travail sont utilisés à la gestion exclusive des courriels.
Daniel Paul
Associé, BCF

• Pourquoi gérer les courriels? Quelle est l’importance de le faire?
• Sensibiliser les employés à la gestion des courriels
• Quand doit-on conserver les courriels? Quand doit-on détruire ceux-ci?
• Quels sont les outils à connaître et les moyens de sensibiliser les gens à la gestion des courriels?
• Quelles sont les règles relatives à la vie privée à respecter? Comment assurer le respect de ces règles?

Apprivoiser les défi s associés à la gestion de l’information électronique à l’ère des nouveaux médias sociaux
Michel A. Solis
Associé, Solis Juritech Inc.

• Y a-t-il des problèmes juridiques résultant des applications 2.0, tels que les blogues, les Wikis, Facebook, YouTube, etc. : quels sont-ils?
• Qu’en est-il de l’utilisation de contenu pour lesquels des droits n’ont pas été obtenus?
• Qu’en est-il de l’affi chage diffamatoire? D’autres cas où quelqu’un a subi des dommages après avoir suivi un « conseil » trouvé sur un site web 2.0…
• Vers où cela nous mènera-t-il : qu’attendre des lois infl uençant le réseautage personnel?
• Comment mettre en place des procédures pour contrôler les échanges d’information au moyen des applications 2.0?

MERCREDI LE 16 SEPTEMBRE 2009

Allocution d’ouverture du président de la deuxième journée
Marc Bernard
Coordonnateur du projet Gaspard - Gestion des connaissances Direction du droit règlementaire, Ministère de la Justice du Canada

Projets de systèmes de gestion des documents électroniques dans le secteur public : quels sont les éléments à considérer pour assurer le succès de votre transition?
Hélène Laverdure
Chef du Service de la gestion intégrée des documents et de l’informatique, Direction des projets informationnels Ministère du Transport du Québec
Simon Marcotte
Consultant en administration judiciaire, Ministère de la Justice du Québec
Marie-Josée Courchesne
Pilote intégrateur GED Bureau de programme de la PSTI, Curateur public du Québec

• Revue de projets de gestion des documents électroniques
• Importance de développer des processus d’affaires adéquats
• L’identifi cation des besoins
• Les leçons à tirer des initiatives mises en place
• Quelles sont les embûches à prévoir?
• Les étapes à suivre et les différentes phases du projet

Établir un diagnostic effi cace afi n de mieux aligner les pratiques de gestion documentaire en fonction de vos objectifs organisationnels
Les pratiques de gestion documentaire devraient servir à soutenir les principales activités de la mission de base de l’organisation et s’aligner sur ses priorités d’affaires. Cette conférence présentera les principales étapes d’analyse d’un système de gestion documentaire telles que réalisées à Hydro-Québec, couvrant l’ensemble des processus d’une organisation et menant à la production d’un plan directeur d’ensemble aligné sur les objectifs organisationnels.
Sylvain Sénécal
Conseiller en gestion de l’information documentaire, Hydro-Québec

• Établir le contexte organisationnel et réglementaire
• Analyser les composantes d’un système de gestion documentaire
• Comment mesurer son effi cacité?
• Comment mesurer le taux de couverture du système?
• Étude de la consommation des produits et services documentaires utilisés
• Analyse des risques
• Établissement des recommendations

Surmonter les embûches posées par le changement organisationnel pour améliorer votre gestion des documents électroniques
L’acceptation du changement par les personnes impliquées est devenu un incontournable de toute gestion de projet fructueuse. Cette présentation donnera des exemples pratiques tirés de l’expérience de Salaberry-de-Valleyfield et des lignes à suivre applicables en matière de gestion des documents électroniques.
Jacques Lemieux
Directeur des fi nances et de l’informatique, Ville de Salaberry-de-Valleyfield

• Déterminer le rôle et responsabilités de chacun – IT, affaires juridiques, gestion documentaire et autres - pour améliorer la transition vers un système de gestion intégrée de l’information
• Améliorer les communications entre les différents départements
• Quelles sont les peurs des gens impliqués dans la gestion des documents électroniques? Comment rassurer ceux-ci?
• Souligner par des arguments convaincants l’importance d’une gestion effi ciente de l’information électronique auprès de vos employés
• Les leçons à tirer de l’expérience de Salaberry-de-Valleyfield

Faites une réussite de votre projet de gestion du savoir
Marc Bernard
Coordonnateur du projet Gaspard - Gestion des connaissances Direction du droit règlementaire, Ministère de la Justice du Canada

• Quels sont les diverses formes de projets de gestion du savoir?
• La gestion du changement et le défi de la collaboration
• Les dangers de la technologie (promesse vs l’enfer)
• La promotion et la mesure des résultats

Quelles sont les règles à suivre en regard de l’utilisation de la signature électronique?
Jean-François De Rico
Avocat, Langlois Kronström Desjardins, S.E.N.C.R.L.

• Le consentement électronique
• La formation des contrats par courrier électronique
• Quelle est la valeur de la signature électronique?
• L’authenticité de la signature électronique
• Les certifi cats à clés publiques

Revue des plates-formes disponibles et outils informatiques sur le marché pour mettre en place une véritable gestion électronique des documents

Volet 1 - Revue des solutions proposées sur le marché à l’heure actuelle
Philippe Isaac
Responsable de la pratique en gestion documentaire, DMR

• Revue des principales solutions de gestion de contenu d’entreprise : Livelink, Documentum, SharePoint, etc.
• SAP, Oracle, etc.
• La complémentarité entre certains outils informatiques et les solutions d’entreprise
• Perspectives sur les logiciels libres dans le contexte de la gestion de contenu d’entreprise

Volet 2 - SharePoint saura-t-il remplir ses promesses?
Thérèse Blanchet
Directrice de la réalisation du projet SIIJ, Centre de services partagés du Québec

• Les leçons à tirer de l’utilisation de SharePoint au sein d’un grand projet multipartenaire sous l’autorité du Bureau de projets